SOLUÇÃO: Diagnóstico Técnico de Documentos
O nosso diagnóstico técnico documental compreende um exame detalhado e analítico do acervo documental e/ou bibliográfico da empresa, apontando com clareza o estado atual do arquivo ou biblioteca.
Fazer o diagnóstico documental é um passo fundamental antes de iniciar a organização do arquivo, pois permite identificar quais são os tipos de documentos que existem, em que volumes e frequências são gerados, como estão distribuídos e quais as condições de conservação.
Esse processo de diagnóstico é importante pois ajuda a entender melhor o cenário atual da gestão de documentos da empresa, permitindo uma análise mais precisa dos problemas e desafios que precisam ser enfrentados. Com base nas informações levantadas durante o diagnóstico, é possível elaborar uma estratégia de organização mais eficiente e alinhada com as necessidades da empresa.
Outra vantagem do diagnóstico documental é a possibilidade de identificar documentos que já não são mais necessários ou que podem ser eliminados. Esse processo ajuda e muito a empresa a reduzir o volume total de documentos arquivados. Em alguns clientes, após o diagnóstico e/ou mapeamento documental, chegamos a descartar cerca de 50% dos documentos arquivados, economizando assim espaço físico com guarda desnecessária, tempo dos funcionários na busca de informação e recursos financeiros com arquivamento físico e digital desnecessário.
Além disso, o diagnóstico documental também pode ajudar a garantir a conformidade da empresa com regulamentações e leis aplicáveis, chamado de compliance documental, evitando riscos de violação de dados, infrações ou multas. Por meio do diagnóstico documental, é possível identificar quais documentos precisam ser mantidos por um período mínimo obrigatório e quais podem ser descartados de forma segura. Eficiência administrativa e legal na prática!
O diagnóstico técnico documental da CLIQUE Documental oferece para a sua empresa uma visão estratégica e detalhada do seu acervo ou coleção. Assim, o processo de organização, classificação, digitalização, guarda e eliminação de documentos e registros torna-se objetivo, padronizado e seguro.
Se a sua empresa pretende padronizar processos e desenvolver rotinas de organização de registros e documentos ou investir em digitalização, não deixe de fazer o diagnóstico técnico de documental antes.
Se deseja ter um seu diagnóstico técnico documental feito por nós, entre em contato pelo e-mail cliquedocumental@gmail.com ou através no nosso formulário de contato!
